Algemene Voorwaarden

1. Algemeen

Collectieve Tax Accountants is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met zetel te 8550 Ardooie, Onze-Lieve-Vrouwstraat 19 bus 1, en is ingeschreven in RPR Gent, Afdeling Brugge en is gekend bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0763.802.447. 

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten geleverd door de medewerkers en bestuurders werkzaam bij Collectieve Tax Accountants ten aanzien van haar cliënten. De contractuele relatie bestaat tussen de cliënt en Collectieve Tax Accountants, zelfs indien de cliënt slechts contact heeft met één of meer bepaalde medewerkers of bestuurders werkzaam bij Collectieve Tax Accountants. 

In geval van tegenstrijdigheid zullen deze algemene voorwaarden primeren op enige andersluidende algemene voorwaarden van de cliënt, tenzij anders schriftelijk overeengekomen door een van de bestuurders van Collectieve Tax Accountants. Afspraken die zouden afwijken van één of meer bedingen van deze algemene voorwaarden zullen enkel het beding of de bedingen vervangen waarvan zij afwijken. De overige bedingen blijven onverkort van toepassing.

3. Overeenkomst

De bestuurders en medewerkers werkzaam bij Collectieve Tax Accountants verrichten hun diensten in naam en voor rekening van Collectieve Tax Accountants.  

Collectieve Tax Accountants is de enige contractspartij van de cliënt voor iedere dienstverlening uitgevoerd door haar bestuurders, medewerkers én aangestelden. 

De overeenkomst tussen Collectieve Tax Accountants en de cliënt komt tot stand op het volgende ogenblik:  

• hetzij op het moment dat de door cliënt ondertekende opdrachtbrief door de beroepsbeoefenaar in ontvangst wordt genomen en door hem mede wordt ondertekend,

• hetzij op het moment dat de beroepsbeoefenaar aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de cliënt, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden.

Indien de beroepsbeoefenaar de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, vanaf het moment en voor zover deze contractuele documenten hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per elektronische post, hetzij persoonlijk door overhandiging tegen ontvangstbewijs aan de cliënt werden overgemaakt.

4. Voorwerp van de dienstverlening

De specifieke dienstverlening van Collectieve Tax Accountants aan de cliënt wordt gestipuleerd in de opdrachtbrief dewelke wordt ondertekend door de cliënt en de beroepsbeoefenaar.  

De beroepsbeoefenaar voert met de vereiste zorg de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis en geenszins een resultaatsverbintenis.

Hij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het Instituut, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

5. Interne taakverdeling

Tenzij de cliënt zich hiertegen uitdrukkelijk verzet, is Collectieve Tax Accountants vrij om dossiers of bepaalde aspecten ervan intern te verdelen onder haar bestuurders en/of medewerkers. Deze interne verdeling zal zoveel als mogelijk gebeuren volgens de voorkeurmateries en/of de wensen van de cliënt. Waar nodig wordt gewerkt in teamverband. 

6. Informatie

De Cliënt dient ons onverwijld alle informatie, hulpmiddelen en assistentie (waaronder toegang tot informatie, systemen, ruimte en mensen) te (laten) verschaffen die Collectieve Tax Accountants redelijkerwijs voor de verlening van de Diensten nodig hebben.

Voor zover de Cliënt bekend, is alle door of namens de Cliënt verstrekte informatie in alle materiële opzichten juist en volledig. De verstrekking aan Collectieve Tax Accountants van cliënteninformatie zal geen inbreuk vormen op het auteursrecht of enig ander recht van een derde.

Collectieve Tax Accountants mag vertrouwen op de aan ons ter beschikking gestelde cliënteninformatie en hebben geen verantwoordelijkheid om deze te beoordelen of te verifiëren tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

De Cliënt is verantwoordelijk voor de naleving door zijn personeel van deze verplichtingen.

Collectieve Tax Accountants is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de cliënt.

In geval de cliënt na hiertoe te zijn verzocht door Collectieve Tax Accountants, nalaat binnen de gestelde periode de gevraagde info te verschaffen of bepaalde formaliteiten te vervullen, behoudt Collectieve Tax Accountants zich het recht voor haar prestaties op te schorten en de reeds geleverde diensten te factureren.

7. Beroep op derden

Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is dat een beroep gedaan wordt op derde partijen, zoals extern fiscalisten, bedrijfsrevisoren, juridisch adviseurs,… laat de cliënt de keuze daarvan aan Collectieve Tax Accountants, tenzij anders voorafgaandelijk overeengekomen. 

8. Vergoeding

Collectieve Tax Accountants zal haar werkzaamheden, administratiekosten en voorgeschoten kosten periodiek aanrekenen aan de cliënt d.m.v. een staat van erelonen en kosten. Specificatie van de verrichte werkzaamheden en de kosten wordt op het eerste verzoek van de cliënt toegestuurd.

De kosten en erelonen worden vastgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, van toepassing op de beroepsbeoefenaar en voorzien in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.

De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

Collectieve Tax Accountants heeft het recht om één of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.

De kosten die Collectieve Tax Accountants heeft voorgeschoten aan derden, neerleggingskosten jaarrekening, publicatiekosten, erelonen van derde partijen zoals revisoren, juristen, fiscaal deskundigen,… worden onder de post “kosten” afzonderlijk aangerekend op basis van de werkelijk gedragen kosten. 

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 15 dagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar. Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld op straffe van verval van recht, dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten.

Tenzij anders overeengekomen werd, zijn alle ereloonstaten betaalbaar, zonder korting, binnen 15 dagen na factuurdatum.

In geval van laattijdige betalingen:

• In B2B context zal bij niet-betaling van het factuurbedrag op de vervaldatum van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest verschuldigd zijn conform artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties op het openstaand factuurbedrag, alsook een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van 50,00 euro en onverminderd het recht om een hogere schadevergoeding te vorderen mits bewijs van een hogere werkelijk geleden schade.
• In B2C context zal bij niet-betaling van het factuurbedrag op de vervaldag een eerste kosteloze herinnering worden verstuurd aan de consument met vermelding van het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding (forfaitaire vergoeding + interesten) dat zal worden geëist bij niet-betaling binnen een termijn van 14 kalenderdagen die ingaat op de derde werkdag na verzending van de eerste herinnering of wanneer de eerste herinnering langs elektronische weg wordt verzonden, binnen de 14 kalenderdagen na de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering werd verzonden. Vanaf een tweede herinnering is een forfaitaire vergoeding verschuldigd ten belope van (a) 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is; (b) 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is; (c) 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is. Daarbovenop is ook een verwijlinterest verschuldigd vanaf de dag die volgt op de dag waarop de eerste kosteloze herinnering is verzonden ten belope van de referentie-interestvoet vermeerderd met 8 procentpunten bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. In het geval wij onze contractuele verplichtingen niet zouden nakomen, heeft de consument na ons daartoe voorafgaandelijk in gebreke te hebben gesteld het wederkerige recht op eenzelfde vergoeding ten belope van de voornoemde bedragen onder (a), (b) of (c), onverminderd het recht van de consument om een hogere schadevergoeding te vorderen mits bewijs van de hogere werkelijk geleden schade.

Tevens heeft Collectieve Tax Accountants in dit geval het recht om de globale samenwerking met de cliënt met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Collectieve Tax Accountants is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de schorsing van haar werkzaamheden of de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.

9. Opschorting van de uitvoering van verbintenissen

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten), is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

De beroepsbeoefenaar brengt de cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, rechtshandelingen dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.

Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt.

De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

10. Klachten

Indien u een klacht hebt over ons kantoor of ontevreden bent over de dienstverlening, is het wenselijk deze eerst te bespreken met de dossierbeheerder of bestuurder die uw dossier behandelt.

Indien dit overleg niet tot een voor de cliënt bevredigende oplossing leidt, dan kan hij terecht bij dhr. Olivier Debrauwer (olivier.debrauwer@ctaccountants.be) of bij dhr. Jelle Verstraete (jelle.verstraete@ctaccountants.be) die de klacht zal onderzoeken en waar mogelijk bemiddelen om tot een oplossing te komen.

11. Aansprakelijkheid

Collectie Tax Accountants zijn jegens de cliënt (en eventuele andere ten behoeve waarvan diensten worden verleend) niet aansprakelijk voor schade bestaande uit winstderving, dan wel enige andere, vergelijkbare indirecte schade, ongeacht de mogelijke voorzienbaarheid van een dergelijke verlies of schade.

Collectie Tax Accountants zijn jegens de cliënt (en eventuele anderen ten behoeve waarvan diensten worden verleend) slechts aansprakelijk voor schade, zowel op grond van een contractuele fout dan wel onrechtmatige daad, voor een totaal bedrag beperkt tot maximaal drie maal het aan u gefactureerde honorarium voor de betreffende diensten die de schade rechtstreeks hebben veroorzaakt, ingeval de overeenkomst een duur van meer dan zes maanden heeft is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal drie maal het honorarium dat voor de desbetreffende diensten in de zes maanden voorafgaandelijk aan het schade verwekkend feit aan u is gefactureerd.

Alle rechtsvorderingen met betrekking tot de diensten of anderszins uit deze overeenkomst voortvloeiend, dienen binnen een jaar na de datum waarop u zich van het aan die vordering ten grondslag liggende probleem bewust werd of redelijkerwijs bewust had kunnen zijn, te worden ingediend.

De beroepsbeoefenaar kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.

Evenmin is hij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór zijn tussenkomst. 

De uitvoering van de opdracht is niet – behoudens andersluidend beding – specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

Behoudens andersluidend beding is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen. 

Overeenkomstig artikel 33 van de Wet d.d. 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen, heeft de beroepsbeoefenaar zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB)/Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA).

De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, overeenkomstig artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het KB van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement plichtenleer der accountants, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 

Niettegenstaande Collectieve Tax Accountants redelijke inspanningen levert om haar e-mails en bijlagen te vrijwaren van virussen of andere defecten die computers of een IT systeem kunnen affecteren, blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om ervoor te zorgen dat gepaste maatregelen bestaan teneinde de computers en het IT systeem van de cliënt tegen dergelijke virussen of defecten te beschermen. Collectieve Tax Accountants aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enig verlies of schade die het gevolg is van het ontvangen of gebruiken van elektronische communicatie afkomstig van Collectieve Tax Accountants. 

12. Verbod op Afwerving

Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, zal u gedurende de periode van de Overeenkomst en voor een termijn van twaalf (12) maanden na de beëindiging ervan, geen bestuurder, medewerker, partner of andere medewerker aanwerven van Collectieve Tax Accountants, op welke wijze dan ook, die betrokken is bij het uitvoeren van deze opdracht. Evenmin zal u een overeenkomst afsluiten om dergelijke Collectieve Tax Accountants partner, werknemer of andere medewerker de diensten die het voorwerp uitmaken van de overeenkomst tussen u en ons, rechtstreeks of onrechtstreeks te laten leveren. De bewoordingen Collectieve Tax Accountants partner, werknemer of andere medewerker omvatten ook de gewezen Collectieve Tax Accountants partners, werknemers of medewerkers die een actieve Collectieve Tax Accountants partner, werknemer of medewerker zijn geweest in de periode van 12 maanden voorafgaand aan het beëindigen van deze Overeenkomst.

In geval van schending van deze bepaling zal u, ten titel van schadevergoeding, een bedrag aan ons betalen gelijk aan het hoogste van volgende bedragen: (a) zes (6) maanden brutoloon (inclusief werkgeversbijdragen) of vergoeding van de betrokken partner, werknemer of andere medewerker, OF (b) het factuurbedrag aangerekend tijdens de laatste 6 maanden van de uitvoering van de opdracht dat betrekking heeft op de prestaties van de betrokken partner, werknemer of andere medewerker.

13. Intellectuele eigendomsrechten

Het is de cliënt niet toegestaan om de door Collectieve Tax Accountants gemaakte adviezen, nota’s, contracten, documenten en alle andere intellectuele werkzaamheden, hetzij volledig, hetzij gedeeltelijk, ongeacht in welke vorm, zonder haar voorafgaandelijke schriftelijke toestemming, zelf of met behulp van derden te verveelvuldigen, openbaar te maken of op welke wijze ook te gebruiken, andere dan mits uitdrukkelijke toestemming van Collectieve Tax Accountants. 

Ook indien het is toegestaan om een rapport dan wel een gedeelte ervan openbaar te maken, is het u niet toegestaan om dat rapport te wijzigen of op enigerlei wijze aan te passen.

Tijdens de uitvoering van de Diensten kan Collectieve Tax Accountants gebruik maken van gegevens, software, tekeningen, modellen, gereedschap, systemen, overige methodologieën en know-how (“het materiaal”) die onze eigendom zijn in het kader van de diensten. Niet tegenstaande de levering van rapporten, behouden wij alle intellectuele eigendomsrechten op het materiaal en op al onze in verband met de diensten samengestelde werkdossiers. 

14. Beëindiging

Duur en einde van de overeenkomst bij reccurrente opdrachten: 

Onder ‘recurrente opdracht’ wordt verstaan: opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd.

Tenzij er in de opdrachtbrief een termijn wordt vermeld, wordt de overeenkomst voor recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.

Niettegenstaande andersluidende bepalingen in de algemene voorwaarden, mag u de overeenkomst opzeggen door het schriftelijk geven van een voorafgaandelijke redelijke opzeggingstermijn. Daar wij garant willen staan voor een duurzame samenwerking waarbij wederzijds respect onontbeerlijk is wordt als redelijke opzegtermijn 1 maand aanzien. 

Tijdens de opzeggingstermijn blijven alle bepalingen van de Overeenkomst onverkort gelden.

Een afzonderlijk contract kan worden gesloten voor prestaties die na de beëindiging van de overeenkomst zullen worden geleverd, doch die betrekking hebben op de periode waarin de overeenkomst nog van kracht was. 

Duur en einde van de overeenkomst bij niet-reccurrente opdrachten: 

Alle opdrachten die niet vallen onder de definitie van reccurrente opdracht dienen als niet-recurrente opdrachten te worden beschouwd

Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten.

Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties.

Zowel de cliënt als Collectieve Tax Accountants hebben het recht om de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder motivering te beëindigen.

De cliënt is in dit geval verplicht om alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst te voldoen. Collectieve Tax Accountants maakt een eindstaat van erelonen en kosten op en bezorgt deze aan de cliënt.

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde.

Collectieve Tax Accountants is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.

Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)

In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

• omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen,
• omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken,
• de kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden en in de opdrachtbrief,
• in geval van concordaat, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, dienen aan de cliënt te worden medegedeeld.

Naargelang de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt.

Wanneer hij de overeenkomst stopzet, wijst de beroepsbeoefenaar de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.

In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.

De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren.

Hij zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.

Zowel de cliënt als Collectieve Tax Accountants hebben het recht om de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder motivering te beëindigen.

De cliënt is in dit geval verplicht om alle werkzaamheden en kosten tot op de datum van beëindiging van de overeenkomst te voldoen. Collectieve Tax Accountants maakt een eindstaat van erelonen en kosten op en bezorgt deze aan de cliënt.

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde.

Collectieve Tax Accountants is niet aansprakelijk voor schade die zou voortvloeien uit de beëindiging van haar overeenkomst met de cliënt.

15. Archivering

Collectieve Tax Accountants archiveert na beëindiging van elke opdracht het dossier en bewaart dit vervolgens voor een periode van tien jaar. Originele documenten kunnen aan de cliënt terugbezorgd worden en dienen desgevallend door hem te worden gearchiveerd. Na voormelde periode van tien jaar heeft Collectieve Tax Accountants het recht om het dossier te vernietigen, zonder de klant hiervan voorafgaandelijke op de hoogte te brengen.

16. Wijziging

Collectieve Tax Accountants behoudt zich het recht voor om onderhavige algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Partijen regelen hun geschillen bij voorkeur minnelijk.

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst.

Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het arrondissement waar het kantoor van de beroepsbeoefenaar is gevestigd.

Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.