Hoelang bewaar ik mijn boekhouding?
Een nieuw jaar = grote kuis in het archief?
Verlening bewaartermijn
Tot voor kort bedroeg de bewaartermijn van uw wettelijke boekhouding zeven jaar. Maar deze termijn is sinds eind 2022 verlengt naar tien jaar, als gevolg van de nieuwe controle-en aanslagtermijnen. (art. 315, lid 3 WIB 92).
De tienjarige termijn geldt ten vroegste voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en alles daarna. Loopt uw boekhouding gelijk met het kalenderjaar? Dan is dat dus uw boekhouding met betrekking tot boekjaar 2022 (01.01.2022 – 31.12.2022).
De bewaartermijn is dezelfde voor een papieren boekhouding en een digitale boekhouding. Sinds 2013 mag u de stukken zowel op papier als digitaal bewaren. Beide vormen worden geaccepteerd, ongeacht het oorspronkelijke formaat van het document. Elektronische facturen mogen dus ook op papier worden bewaard en omgekeerd. Uiteraard dient u wel waakzaam te blijven dat alle stukken gedurende de bewaringstermijn nog leesbaar en/of raadpleegbaar blijven.
Welke stukken?
- Alle wettelijke stukken zoals aangiftes bedrijfsvoorheffing, BTW, vennootschapsbelasting, jaarrekeningen, facturen, bankuittreksels, inventarislijsten,…
- Maar ook alle andere documenten die kunnen dienen als staving of gewoon relevant zijn over dat betreffende boekjaar zoals agenda’s, e-mails, bestel-en leveringsbonnen, contracten,…
Hoe bereken ik de bewaartermijn?
- Voor vennootschapsbelasting: tien jaar rekenen vanaf het jaar (of boekjaar) volgend op de afsluiting van het boekjaar
- Voor btw: vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de uitreiking van de facturen of de afsluiting van het boekjaar
Voorbeeld: stukken van boekjaar (kalenderjaar) 2022 (AJ 2023) moet u minstens tot eind 2032 bewaren
Welke stukken kan ik dan wél weggooien?
Eind 2022 is de zevenjarige bewaartermijn voor boekjaar (kalenderjaar) 2015 verstreken. U mag dus de stukken van dat boekjaar 2015 weggooien.
Opgelet!
- Gooi nooit documenten weg waarvoor er nog een bezwaar of gerechtelijke procedure loopt.
- Ook wanneer u niet-btw plichtig bent, ontsnapt u niet aan deze bewaartermijn
- Zelfs ontbonden vennootschappen dienen nog dezelfde termijnen te respecteren, vandaar de term ‘algemene bewaarplicht’.
Moet ik sommige stukken nog langer bewaren?
YES! Sommige documenten moeten langer dan 10 jaar bewaard blijven.
- Investeringen: investeringsfacturen die afgeschreven worden, moet u bewaren tot tien jaar na het laatste jaar waarin u afgeschreven heeft.
- Onroerende goederen: alle stukken i.v.m. btw waarbij u de btw afgetrokken heeft, moet u 15 of 25 jaar (optie verhuren met btw) bijhouden.
- Fiscaal overgedragen verliezen: als uw vennootschap fiscaal overgedragen verliezen aftrekt, dan moet u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed bijhouden, hoelang dat ook geleden is. Bij een belastingcontrole moet u immers het oorspronkelijke verlies kunnen bewijzen.